작업허가서 자동화 만들기 - 작업신청서 프로그램

이 자동화를 생각한 이유는 이 체계가 너무 짜증 났어요.
매일 아침, 현장에서 어떤 작업이 진행 중인지 모른 채 하루를 시작하는 게 너무 짜증 났거든요.

출근하자마자 듣는 말이 있어요.

“오늘 무슨 작업 있어요. 작업허가서 끊어야 해요?”

그런데 저조차도 그때 처음 듣는 거예요.. (아니 물어볼 정도면 당연히 써야 한다는 걸 알고 있으면서 물어보는 건 뭔가요?)

현장에서는 이미 작업이 시작됐고, 공사도 어느 정도 진행됐는데,
안전관리자인 저는 사전에 아무런 정보도 받지 못한 채 뒤늦게 상황을 파악해야 했죠.

결국 매번 똑같은 질문을 반복하게 돼요.

• 위험성 평가는 했나요?
• 작업허가서는요?
• 이거 누가 요청한 건가요?

이런 상황이 반복되니까 인수인계가 제대로 이뤄지지 않는 구조 자체가 문제라는 생각이 들었어요.
그래서 결심했죠.

“누가, 언제, 어떤 작업을 요청했고, 그게 누구한테 전달됐는지를 명확하게 정리해 보자.”

그 시작이 바로 ‘작업신청서 자동화’였어요.

---

#1. 작업허가서 자동화 계획

자동화의 범위와 어떤 도구를 사용할지 고민이었어요.

---

1) 전체 작업허가서를 다 건드릴 순 없으니까, 신청서부터 자동화해 보자

작업허가서라는 문서는 원래부터 복잡했어요.
처음부터 끝까지 하나하나 다 뜯어고치려다 보면, 오히려 실무에 혼란만 생길 수 있다는 걸 알았죠.

실제로 작업허가서를 작성해 보면

신청인, 발급자, 승인자, 대리자, 협조자…
이런 사람들의 이름이 문서 곳곳에 반복되고 위치도 들쑥날쑥해요.
예를 들면, 신청인은 문서 상단에도, 하단에도, 다른 페이지에도 또 등장하곤 하죠.
이런 구조는 한눈에 보기 어렵고, 작성하는 사람 입장에서도 매우 헷갈립니다.

그래서 처음엔 전체 문서를 통으로 시간순으로 재정리를 하려 했지만. 자료를 통한 인수인계를 하기 위해 자동화로 방향을 틀었어요.

“일단 사람들이 제일 먼저 작성하는 ‘작업신청서’부터 자동화해 보자.”

작업신청서는 보통 협력업체가 먼저 작성하는 문서이고, 여기서 받은 정보만 잘 정리돼도 안전부서, 공사팀, 현장팀이 미리 파악할 수 있더라고요.
복잡한 작업허가서 전체를 자동화하는 건 나중 문제.
우선 ‘신청 단계’를 자동화해서 정보 전달이 명확하게 이뤄지도록 만드는 게 최우선이었어요.

---

2) 코딩은 모르고, 환경은 열악하고, 어떤 도구를 쓸지... 시작은 해보자.

솔직히 말해서, 프로그래밍은 하나도 몰랐어요.
코딩이라는 건 어디서부터 시작해야 할지도 막막했고,
“Apps Script”니 “자동화 함수”니 하는 말은 그냥 외계어처럼 들렸죠.
그런데 문득 떠오른 기억이 있었어요.

예전에 ‘나모웹에디터(Namo WebEditor)’를 써본 적이 있었거든요.
그땐 홈페이지 만드는 게 유행이던 시절이라,
HTML 태그를 조금씩 만져가며 웹페이지를 꾸몄던 기억이 있었죠.
그 경험 덕분에 “어? 이거 내가 해볼 수 있지 않을까?”라는 용기가 생겼어요.

문제는 환경 : 무료도구만 사용

회사에는 별도 서버도 없고, 외부 솔루션을 마음대로 쓸 수 있는 상황도 아니었어요.
그래서 제가 선택한 건 “구글 기반의 무료 도구로만 해결해 보자”였어요.

• 구글 설문지로 신청을 받고,
• 구글 스프레드시트로 데이터를 정리하고,
• Google Apps Script로 폴더 만들고 문서를 복사해서,
• 구글 드라이브에 자동 저장하는 구조.

돈 안 들고, 웹에서 다 되는 도구들만 활용한 셈이죠.

---

#2. 작업허가서 자동화 구축

1) 신청서: 구글 설문지 하나로, 링크만 보내면 끝!

자동화를 해보겠다고 결심은 했는데, 가장 먼저 고민된 건 “신청서를 어떻게 받을까?”였어요.
메일로 받자니 정리도 어렵고,

엑셀 양식을 주고받자니 내가 일하는 건 똑같이 수동이고.

그래서 제가 선택한 건 ‘구글 설문지’였어요.
모바일로도 작성할 수 있고, 구글 계정 없이도 응답이 가능하고,
무엇보다 작성한 데이터가 자동으로 구글 스프레드시트에 저장되니 진짜 딱이었죠.
설문지엔 이런 항목들을 넣었어요:

• 업체명
• 작업내용
• 공사 허가 요청일
• 첨부자료 (작업위험성평가서, 안전계획서 등)
• 요청 부서 및 담당자 정보 등

이 정보만 제대로 수집되면,
안전부서, 공사팀, 해당 작업구역 담당자까지 미리 내용을 파악하고 준비할 수 있죠.
무엇보다 좋은 건 신청서 작성 → 수집이 전부 한 장의 설문지로 해결됐어요.

---

2) 작업허가서 자동생성: 설문 응답이 들어오면, 하위 폴더 만들고 샘플 문서 자동 복사

여기서 한 단계를 더 나아가 작성된 데이터로 자동으로 허가서가 작성되는 구조였어요.

이 단계가 제 인생 첫 ‘프로그래밍’ 도전이었어요.

Google Apps Script라는 걸 처음 접했고, 정말 생소했지만 무작정 시작했죠.
처음에 목표한 구조는 단순했어요:

1. 설문지가 제출되면
2. 구글 스프레드시트에 새로운 행이 추가되고
3. 그걸 트리거로 구글 드라이브에 하위 폴더가 생성되고
4. 작업허가서 문서가 복사되며
5. 해당 응답 데이터가 문서에 자동으로 삽입되는 구조

---

근데… 말처럼 쉽게 되나요?

정말 개고생 했습니다.

처음엔 폴더가 아예 안 만들어지고, 만들어지면 이름이 엉망이었고,
문서는 복사됐는데 데이터는 안 들어가고, 타임스탬프 기반 폴더명도 꼬이고, 순서도 어긋나고, 테스트는 수백 번 넘게 했던 것 같아요.

자동화하려고 만든 건데, 오히려 매일같이 폴더만 수십 개씩 쌓이고 지우고의 반복이었어요.

그런데도 포기하지 않고 붙잡고 있었던 이유는 딱 하나였어요.

“귀차니즘”
앞으로 업무를 덜하겠다는 귀차니즘으로 진행을 하였어요.

결국 해냈어요.

1. 응답이 들어오면
2. 하위 폴더에 서류명으로 이름으로 정확히 생성되고
3. 샘플 문서가 복사되고
4. 해당 신청 데이터가 정확한 시트에 자동 삽입되는 흐름

이제야 정말 한 단계 진행했죠.

---

3) 수기 서명 프로그램 구축: 작업허가서의 꽃! 서명이 빠지면 허전하잖아요?

문서 자동화가 돌아가기 시작했지만, 계속 마음에 걸리는 게 하나 있었어요.
바로 ‘수기 서명’이었죠.

코사 가이드 양식에 보면 신청자의 수기 서명란이 있는데

그게 빠지면 서류 자체가 어딘가 허술해 보였어요.
단순히 정리된 문서만 있는 상태에선 ‘사람이 만든 느낌’이 없었어요.
그래서 서명까지 꼭 넣고 싶었죠.

---

서명 HTML은 금방 만들었어요. 그런데… 모바일 최적화에 개고생

처음에는 HTML의 캔버스 태그를 활용해서 서명 입력 페이지를 만들었어요.
생각보다 쉽게 동작했고, 컴퓨터에서는 마우스로도 잘 써졌죠.
하지만 문제는 모바일 최적화였어요.

• 터치가 안 먹히거나
• 화면이 깨지고,
• 서명창이 화면 밖으로 밀려나고,
• 선이 이상하게 끊기고…(왜 그런지 진짜 모르겠음)

html 수정, 터치 이벤트 재구성, 해상도 맞추기까지 수십 번 반복하면서 겨우 원하는 느낌을 만들었어요.
이 한 장 짜리 HTML 때문에 서명을 수십 번 했죠.

---

4) 수기서명 제출: 문자 통보 방식? 유료는 주머니 사정이 힘든데.

서명을 휴대폰에서 받으려면 문자로 링크를 보내는 방식이 좋겠다 싶었어요.
그런데 문자 API는 다 유료더라고요. 생각보다 단가는 높진 않았지만,
반복 사용하거나 여러 명이 작성할 걸 생각하니 “이건 좀 아깝다…”는 판단이 들었어요.

그래서 생각한 게 QR코드 방식!

어차피 신청인이 컴퓨터로 작성을 하잖아요? 그럼 컴퓨터와 모바일을 연결할 수 있는 건. 카메라 -> QR코드라고 생각했어요.
그래서 설문지 마지막 화면에 QR코드를 삽입했어요.

응답자가 그걸 핸드폰으로 스캔하면, HTML 수기 서명 입력 페이지가 바로 열리도록 구성했죠.

컴퓨터로 설문지 작성 → 휴대폰으로 서명 입력.
기계적인 신청과 사람 손의 흔적이 공존하는 자동화 흐름이 완성된 거예요.

---

왜 굳이 핸드폰이냐고요?

컴퓨터에서는 마우스로 쓰면… 진짜 손글씨 느낌이 전혀 안 나요.
선이 끊기고 어색해서 ‘사람이 썼다’는 감각이 없어요.
근데 핸드폰에서는 손가락이나 터치펜으로 자연스럽게 쓸 수 있어서
“이건 진짜 내가 쓴 서명이다”라는 느낌이 확 들어요.

---

5) 수기 서명은 PNG로 저장되고, 폴더에 자동으로 들어가요

QR코드로 연결된 HTML 페이지에서 손으로 서명을 입력하면, 그 내용을 PNG 이미지로 자동 변환되게 만들었어요.
그리고 그 이미지를 구글 드라이브의 이미의 폴더에 자동 저장되게 구성했죠.
정리된 폴더 안에 “누가 언제 서명했는지”가 이미지로 남았어요.

---

#3. 다음 문제: 수기 서명을 작업허가서에 자동으로 넣는 게 너무 어려워요

서명을 PNG로 저장해서 폴더에 넣는 것까진 잘 됐어요.
이제 그 이미지를 작업허가서 문서에 자동으로 삽입하면 완성이라고 생각했죠.
근데 현실은… 진짜 어렵더라고요.

---

1) 가장 큰 문제: 구조가 다르다는 거예요

설문지는 구글의 설문 시스템에서 돌아가고,
수기 서명은 제가 만든 HTML 앱에서 따로 작동해요.
두 시스템 사이에는 연결 고리나 고유 식별자가 없어서, “이 서명이 어떤 설문 응답과 연결되는지”를 스크립트로 매칭하기가 너무 어려워요.

---

2) 기술적인 한계

• 작업허가서는 이미지 삽입이 제한적이고
• 구글 스프레드시트로 전환하면 포맷이 깨지고
• 삽입 위치를 코드로 정하기도 까다로워요

지금도 PNG를 불러와서 특정 문서에 자동 삽입하는 테스트를 계속 반복 중이에요.
에러 나면 또 고치고, 폴더 정리하고, 삽입 좌표 바꾸고… 정말 손이 많이 가지만 포기하고 싶진 않아요.

딱 신청서 자동발송까지만 구축되면
예제 스크립트, 자료 구축하는 법을 공유드릴 테니
즐겨찾기와 좋아요
부탁드려요.

---